1. Home
  2. Docs
  3. Handleiding
  4. 3. Aanmaken bijeenkomsten
  5. 3.1 Bijeenkomst toevoegen

3.1 Bijeenkomst toevoegen

In het menu Bijeenkomsten worden de geplande bijeenkomsten getoond.

Om een nieuwe bijeenkomst aan te maken klikt u op de knop ‘Voeg bijeenkomst toe’.

We adviseren om de bijeenkomsten per week aan te maken en niet een reeks bijeenkomsten in de toekomst aan te maken en te vullen. De reden is dat het selectie algoritme dan gebruik kan maken van de meest recente gegevens van aan- en afmeldingen.

Vul de gegevens voor de bijeenkomst in, bijvoorbeeld voor een ochtenddienst.

  • Naam: de naam van de dienst (deze naam wordt in de uitnodigingsmail getoond).
  • Beschrijving: toelichting op de dienst, met bijvoorbeeld een link naar de richtlijnen op de website van de kerk (deze tekst wordt in de uitnodigingsmail getoond).
  • Datum: de datum van de dienst (deze datum wordt in de uitnodigingsmail getoond).
  • Tijd: de aanvangstijd van de dienst (deze tijd wordt in de uitnodigingsmail getoond).
  • Categorie: selecteer de categorie voor deze dienst. Alleen deelnemers die deze categorie als voorkeur hebben aangevinkt zullen worden uitgenodigd voor deze dienst.
  • Beschikbare plaatsen: het aantal beschikbare plaatsen in deze dienst.
  • Reactietijd uitnodigingen: stel hier in na hoeveel uur de uitnodigingen voor deze dienst automatisch komen te vervallen. De deelnemers moeten binnen deze tijd op de uitnodiging reageren, daarna wordt hun status automatisch op ‘Komt niet’ gezet.
  • Sluitingsdatum en sluitingstijd uitnodigingen (optioneel): de datum en tijd tot en met wanneer de uitnodigingen automatisch moeten worden verzonden. Hierna worden de uitnodigingen gestopt en worden de openstaande uitnodigingen op ‘Komt niet’ gezet. Als beheerder kunt u hierna nog wel de status van deelnemers wijzigen, zodat u de lijsten voor deze dienst definitief kunt maken. (Deze 2 velden zijn optioneel, wanneer u ze leeg laat dan lopen de uitnodigingen door tot het aanvangstijdstip van de bijeenkomst.)

Wanneer u een aantal plaatsen wilt reserveren voor gasten dan kunt u het aantal beschikbare plaatsen verminderen met dit aantal, zodat er alleen voor de resterende plaatsen uitnodigingen worden verstuurd.

Klik op Opslaan, de dienst is nu klaar om de beschikbare plaatsen te vullen.

Wanneer u later wijzigingen maakt is het belangrijk de wijzigingen eerst op te slaan, dit gebeurt namelijk niet automatisch.

Hoe kunnen we je helpen?