1. Home
  2. Docs
  3. Handleiding
  4. 3. Aanmaken bijeenkomsten
  5. 3.3 Uitnodigingen versturen

3.3 Uitnodigingen versturen

Als de beschikbare plaatsen naar wens gevuld zijn, klikt u op de knop ‘Stuur uitnodigingen’. De e-mails met uitnodigingen worden nu naar de deelnemers verstuurd. In het scherm met de uitnodigingen ziet u per deelnemer de status van de uitnodiging.

De deelnemers ontvangen de onderstaande e-mail.

De deelnemer kan met de groene knop ‘Ik kom wel’ de uitnodiging bevestigen, of met de rode knop ‘Ik kom niet’ doorgeven dat hij/zij niet bij deze dienst aanwezig kan zijn. Bij een afmelding zal het roulatiesysteem automatisch nieuwe uitnodigingen versturen naar de eerstvolgende deelnemers voor de vrijgekomen plaatsen. Deze nieuwe uitnodigingen worden 1x per 6 uur verstuurd of zodra er meer dan 10 beschikbare plaatsen zijn.

Een deelnemer moet binnen 24 of 48 uur reageren (afhankelijk van uw keuze bij de bijeenkomst), anders komt de uitnodiging automatisch te vervallen. Ook dan zullen er nieuwe deelnemers worden uitgenodigd.

Bij het accepteren van de uitnodiging krijgt de deelnemer het onderstaande scherm te zien, waarin het aantal bezoekers gewijzigd kan worden. Het aantal bezoekers kan alleen naar beneden worden aangepast. De deelnemer ontvangt ook een e-mail met de bevestiging van de aanmelding. In deze e-mail staat ook een link om het aantal personen te wijzigen, of om alsnog af te melden. Ook kan een deelnemer inloggen op https://app.kerktijd.nl om achteraf de aanmelding te wijzigen.

Als er deelnemers zonder e-mailadres zijn, dan wordt de onderstaande mail gestuurd maar de beheerder van de kerk, zodat deze mensen telefonisch uitgenodigd kunnen worden.

In de lijst met uitnodigingen van de betreffende dienst kan de beheerder de status van deze deelnemers wijzigen. Klik hiervoor op de knop Bewerken achter een deelnemer.

Wanneer u handmatig de status van deelnemers wijzigt naar ‘Komt niet’ dan worden er automatisch weer nieuwe uitnodigingen verstuurd.

Hoe kunnen we je helpen?